Så hanterar vi dina personuppgifter

Personuppgiftsansvarig

Friis Of Sweden AB (org.nr 559199-4420), Lilla Klodalsvägen 4, 196 93 Kungsängen, som driver Konferensförmedlarna, är personuppgiftsansvarig för de uppgifter du lämnar via vår webbplats. Kontakt: bokning@konferensformedlarna.se.

Vilka uppgifter samlar vi in?

När du använder vår tjänst kan vi behandla följande personuppgifter:

• Kontaktuppgifter: namn, e-postadress, telefonnummer och företagsnamn — när du skickar in en förfrågan eller registrerar konto.
• Förfrågningsdetaljer: önskemål, datum, antal deltagare, budget och eventuella anmärkningar du lämnar.
• Konto­information: inloggningsuppgifter, profilinställningar och kontohistorik om du skapar konto i kund- eller anläggningsportalen.
• Teknisk data: IP-adress, webbläsartyp, språk, enhet och användarbeteende — i syfte att förbättra tjänsten och förebygga missbruk.

Varför behandlar vi uppgifterna?

• Förmedla din konferens: vidarebefordra förfrågan till relevanta anläggningar, samla in offerter och hjälpa dig genom bokningsprocessen.
• Tillhandahålla tjänsten: drift, säkerhet och support i kund-, anläggnings- och agentportalerna.
• Kommunikation: svara på frågor, skicka uppdateringar om pågående förfrågningar och bekräftelser.
• Förbättring: analysera användning och utveckla nya funktioner. Besöksstatistik samlas bara in om du godkänt det (se Cookies nedan).
• Lagliga krav: uppfylla bokföringsskyldighet och andra rättsliga förpliktelser.

Rättslig grund

Behandlingen sker med stöd av fullgörande av avtal (när du använder tjänsten), berättigat intresse (för förbättring och säkerhet), samtycke (för marknadsföringsutskick som kräver opt-in), samt rättslig förpliktelse (t.ex. bokföringslagen).

Vilka delar vi uppgifter med?

• Konferensanläggningar du valt att skicka förfrågan till — för att de ska kunna lämna offert.
• Underleverantörer (personuppgiftsbiträden): tjänsten körs hos Vercel (serverfunktioner i Dublin) och Supabase (databas i Irland), och e-post skickas via Resend från Irland. Uppgifterna lagras och behandlas alltså inom EU. Bolagen bakom tjänsterna är amerikanska; skulle uppgifter nås från USA, till exempel vid support, sker det med stöd av EU-kommissionens standardavtalsklausuler eller EU–USA-ramverket för dataskydd. Alla tre har biträdesavtal med oss.
• Google (Google Analytics 4): anonym besöksstatistik, bara om du godkänt statistik-cookies. Inga namn, mejladresser, telefonnummer eller meddelanden ur formulär skickas dit, och IP-adressen anonymiseras.
• Google (Google Maps): kartan på anläggningssidorna hämtas från Google först när du trycker på Visa karta. Då får Google din IP-adress och ser vilken plats kartan gäller. Kartan hämtas utan de kakor du redan har från Google. En äldre webbläsare, eller en där skyddet mot kakor från tredje part är avstängt, kan skicka dem ändå. Vi skickar inte med vilken sida du är på. Valet gäller tills du stänger fliken, också på andra anläggningar, och du tar tillbaka det med Dölj kartan under kartan.
• Myndigheter: om vi enligt lag måste lämna ut uppgifter.

Vi säljer aldrig dina personuppgifter till tredje part.

Hur länge sparar vi uppgifterna?

• Förfrågningar och kommunikation: upp till 24 månader efter senaste aktivitet.
• Konton: så länge kontot är aktivt. Vid avslut raderas uppgifter inom 90 dagar, förutom det som krävs av bokföringsskyldighet (7 år).
• Teknisk data och loggar: upp till 12 månader.
• Deltagare i konferenser: se nedan.

Deltagare i konferenser

När ett företag bokar en konferens via oss kan det bjuda in deltagarna att anmäla sig. Då är företaget som arrangerar konferensen personuppgiftsansvarigt för deltagarlistan, och vi behandlar uppgifterna för deras räkning som personuppgiftsbiträde, enligt personuppgiftsbiträdesavtalet som arrangören godkänner innan deltagarlistan används.

• Vilka uppgifter: namn och e-postadress från inbjudan, och det du själv fyller i — telefon, företag, titel, boende och resdagar.
• Kost, allergier och tillgänglighet är hälsouppgifter. De sparas bara om du kryssar i att du samtycker till det, och anmälan kräver inte att du lämnar dem. Du kan ändra dem eller ta tillbaka samtycket när som helst via länken i din inbjudan.
• Varför: för att arrangören ska kunna planera konferensen — platser, rum, mat och incheckning.
• Vem ser dem: arrangören. Arrangören kan dela en sammanställning av kost och boende med konferensanläggningen, så att mat och rum blir rätt. Vi delar inte uppgifterna med någon annan.
• Hur länge: kost, allergier, tillgänglighet och övriga önskemål raderas dagen efter konferensen, eller när konferensen ställs in. Efter 90 dagar tas namn, e-postadress och övriga uppgifter bort; kvar finns bara att en deltagare var anmäld.
• Dina rättigheter: via länken i inbjudan kan du ändra dina uppgifter och avanmäla dig. Vill du något mer — ett registerutdrag, eller radering i förtid — vänd dig till arrangören, eller till oss på bokning@konferensformedlarna.se.

Dina rättigheter

Enligt GDPR har du rätt att:

• begära tillgång till dina uppgifter (registerutdrag),
• begära rättelse av felaktiga uppgifter,
• begära radering (”rätten att bli glömd”),
• begära begränsning av behandlingen,
• invända mot behandling som sker med stöd av berättigat intresse,
• begära dataportabilitet — få ut dina uppgifter i ett strukturerat format,
• återkalla samtycke som du tidigare lämnat,
• klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att vi behandlar dina uppgifter felaktigt.

För att utöva någon av dessa rättigheter, kontakta oss på bokning@konferensformedlarna.se.

Cookies

Nödvändiga cookies används för inloggning, säkerhet och för att komma ihåg ditt cookieval. Svarar du på en intressekoll sparas en slumpad nyckel, så att du kan ändra ditt svar i stället för att svara två gånger — svaret är anonymt. De kräver inget samtycke.

Statistik samlas in med Google Analytics 4, men bara om du godkänt det i rutan som visas vid första besöket. Vi använder den för att se vilka sidor och sökningar som hjälper besökare hitta rätt anläggning, och för att veta hur en förfrågan hittade till oss. Inga uppgifter ur formulär skickas till Google: inte namn, mejladress, telefonnummer eller meddelanden. IP-adressen anonymiseras av Google, och vi använder inte statistiken för annonsering.

• kf_samtycke — ditt cookieval. 12 månader. Nödvändig.
• kf_karta — att du valt att visa kartan, så att du inte behöver trycka igen på nästa anläggning. Sparas i webbläsaren tills du stänger fliken eller trycker på Dölj kartan. Nödvändig för det du bett om.
• kf_ursprung — vilken sida du kom in på och varifrån (t.ex. Google eller ett nyhetsbrev). 12 månader. Bara med samtycke.
• _ga, _ga_* — Google Analytics, skiljer besökare åt utan att identifiera dem. Upp till 2 år. Sätts av Google, bara med samtycke.

Du kan blockera cookies i din webbläsare, men vissa funktioner kan då sluta fungera.

Ändra cookieval

Ditt val gäller i tolv månader. Du kan ändra det här när du vill; ändringen slår igenom direkt.

När du väljer räknar vi svaret: tidpunkten, valet och vilken text som stod i rutan. Vi sparar ingen IP-adress och inget annat som pekar ut dig, så svaret går inte att knyta till dig eller till en förfrågan. Räkningen finns för att vi ska kunna visa att frågan ställts och hur svaren föll. Den sparas i 24 månader.

Säkerhet

Vi använder kryptering (HTTPS/TLS), krypterad lagring och åtkomstkontroll för att skydda dina uppgifter. Personal har endast åtkomst till uppgifter som krävs för deras arbetsuppgifter.

Ändringar i policyn

Vi kan komma att uppdatera denna policy vid behov. Senaste versionen finns alltid på den här sidan. Vid betydande förändringar informerar vi dig via e-post om du har konto hos oss.