Så skriver ni en offertförfrågan som ger jämförbara svar

Det vanligaste problemet när ett företag begär offerter på egen hand är inte att svaren är för dyra. Det är att de inte går att jämföra. En anläggning har räknat med enkelrum, en annan med delade. En har lagt in middag med dryck, en annan utan. En har räknat på tjugo deltagare, en annan på "cirka tjugo" och landat på tjugofem. Tre siffror, tre olika frågor.

Det här är vad vi ser till att varje förfrågan innehåller innan den går ut, och vad ni själva bör ha med om ni frågar direkt.

Det som alltid ska stå med

Datum, och gärna ett reservdatum. Två datum ger fler svar och ofta bättre pris.
Antal deltagare, och hur säker siffran är. "18–22 personer, bekräftat antal två veckor innan" är ett bättre besked än "cirka 20".
Format. Halvdag, heldag eller lunch till lunch. Start- och sluttid.
Boende. Hur många som ska övernatta, hur många nätter, och om ni vill ha enkelrum. Enkelrum är standard i näringslivet; delade rum ska vara ett aktivt val.
Lokalbehov. Hur många rum, för hur många, och i vilken möblering: biosittning för presentation, U-bord för diskussion, öar för grupparbete. Behöver ni grupprum utöver huvudlokalen?
Teknik. Projektor eller skärm, ljud, mikrofoner, uppkoppling för deltagare på distans. Det som inte står med antas inte behövas.
Måltider. Vilka som ingår: morgonkaffe, förmiddagsfika, lunch, eftermiddagsfika, middag, frukost. Ange om middagen ska vara flera rätter, om dryck ska ingå och om ni vill ha menyförslag.
Aktiviteter. Om ni vill ha förslag från anläggningen, säg det. Om ni ordnar egna, säg det också, så att de inte räknar med sitt eget program.
Syftet med dagen. En mening räcker. Anläggningen svarar bättre när den vet om det är en ledningsgrupp som ska vara ostörd eller en säljkår som ska fira.
Budgetram. Många drar sig för att skriva den. Gör det ändå. En ram gör att offerterna hamnar rätt från början, i stället för att ni får tre förslag ni ändå inte kan välja mellan.
Beslutsdatum. När ni tänker bestämma er. Anläggningen håller platserna till dess, och ni slipper bli avbokade av en snabbare kund.

Det som gör skillnad i priset

Det finns tre saker som påverkar priset mer än något annat, och som ni ofta kan styra:

Veckodag. Måndag–onsdag har fler luckor än torsdag–fredag.
Säsong. Veckorna direkt efter semestern och de första i januari är mest efterfrågade. Kan ni ligga en vecka vid sidan av finns mer att hämta.
Flexibilitet. Två datum i förfrågan, eller "vi kan flytta en vecka", gör er till en kund anläggningen vill ha.

Det som inte gör skillnad är att pruta i efterhand. Bättre att ge en ram från början och låta anläggningen lägga sitt bästa förslag inom den.

Så läser ni svaren

När offerterna kommer, lägg dem bredvid varandra och kontrollera fem rader:

Samma antal deltagare? Justera annars, annars jämför ni äpplen med päron.
Samma måltider? En offert utan middag ser billig ut tills middagen läggs till.
Samma rumstyp? Enkelrum kostar mer än delade. Är det samma i alla tre?
Vad tillkommer? Moms, serviceavgift, dryck, teknik, städning. Det ska stå.
Avbokningsvillkor. När kan ni ändra antalet? När är bokningen bindande? Det avgör hur mycket risk ni tar.

Först när de fem raderna stämmer överens går det att jämföra priset. Och då är det ofta inte priset som avgör, utan det som står mellan raderna: hur snabbt de svarade, hur väl de förstod dagen, om de föreslog något ni inte bett om.

Det vi gör åt er

När förfrågan går genom oss skrivs den en gång, i ett formulär som ställer just de här frågorna. Vi skickar den till de anläggningar ni valt, eller föreslår anläggningar om ni vill ha hjälp, och samlar svaren i er kundportal där de går att jämföra sida vid sida. Ändrar ni något i underlaget, till exempel antalet deltagare, ber vi anläggningarna räkna om, så att ni aldrig jämför gamla offerter med nya.

Det kostar ingenting. Anläggningen betalar vår ersättning, och priset ni får är detsamma som om ni bokat direkt.

Beskriv er konferens, kickoff eller ert event en gång så får ni jämförbara offerter från flera anläggningar. Skicka er förfrågan här.