Så planerar ni en kickoff som fungerar

En kickoff är det tillfälle på året då hela företaget, eller hela avdelningen, ska få samma bild av vart ni är på väg – och lust att gå dit. Den som får uppdraget att planera den får sällan mer instruktion än "gör något bra". Här är hur vi brukar råda er att tänka, i sex steg, byggt på de förfrågningar som blir bra bokningar.

1. Börja med syftet, inte med platsen

De flesta börjar i fel ände: vilken anläggning, vilken aktivitet. Börja i stället med en mening som svarar på frågan "vad ska vara annorlunda på måndag?". Ska säljorganisationen kunna årets erbjudande utantill? Ska två sammanslagna team ha lärt känna varandra? Ska ledningen ha förankrat en ny strategi?

Syftet styr allt annat. En kickoff som ska bygga relationer behöver tid utan agenda och en plats där man inte kan gå hem klockan fyra. En kickoff som ska lära ut något behöver en lokal som fungerar för presentation och grupparbete, och färre distraktioner.

Skriv ner syftet i förfrågan. Anläggningarna svarar bättre när de vet vad dagen ska åstadkomma.

2. Sätt datum tidigt, och ha ett reservdatum

De populära anläggningarna bokas upp månader i förväg för de veckor alla vill ha: sensommar efter semestrarna, och januari–februari när nya året ska sparkas igång. Sätt datum så tidigt ni kan, och ha ett reservdatum en eller två veckor bort. Två datum i förfrågan ger fler svar och ofta ett bättre pris, eftersom anläggningen kan lägga er där den har luckor.

Tänk också på veckodagen. Torsdag–fredag är oftast mest efterfrågat för kickoff med övernattning. Kan ni ligga tisdag–onsdag finns fler alternativ.

3. Välj anläggning efter dagens form

Tre frågor avgör vilken typ av anläggning som passar:

Dag eller övernattning? En dagkickoff i stan kräver bra läge och bra teknik. En kickoff med övernattning kräver rum till alla, en middag som håller, och en plats där kvällen kan bli sen utan att störa andra gäster.
Aktiviteter på plats eller i närheten? Anläggningar med egen natur, bastu och bad, egen kock för matlagningsaktiviteter eller färdiga teambuildingprogram sparar transporter och tid. Det som ligger på plats blir av; det som kräver buss blir ofta struket.
En lokal eller flera? Ska ni ha presentation på förmiddagen, grupparbete på eftermiddagen och fest på kvällen behöver ni ofta mer än ett rum, eller ett rum som anläggningen hinner möblera om medan ni är ute.

Herrgårdar och slott passar grupper som vill ha en ram runt dagen. Konferenshotell passar när logistiken ska vara enkel och gruppen är stor. Anläggningar för natur och friluft passar när aktiviteten är poängen. Vi hjälper er hitta rätt bland alla typer, och ni kan filtrera själva på kickoff-anläggningar.

4. Aktiviteterna: en som alla kan vara med på

Den bästa aktiviteten är den som ingen behöver avstå från. Hinderbanor, forsränning och tävlingar som premierar den mest vältränade skapar precis den uppdelning kickoffen skulle sudda ut. Välj hellre något där en blandad grupp deltar på lika villkor: matlagning i lag, tipspromenad med företagets egna frågor, en guidad tur, bastu och bad för dem som vill och en promenad för dem som inte vill.

Två aktiviteter är nästan alltid bättre än fyra. Lämna luft i programmet. Det är i pauserna deltagarna pratar med dem de inte brukar prata med.

5. Mat, dryck och det som avgör stämningen

Maten är det deltagarna minns och kommenterar. Be om menyförslag i offerten, inte bara "middag ingår". Ange om ni vill ha en gemensam meny eller val, om det ska finnas alkoholfria alternativ som är mer än vatten, och när middagen ska börja. En middag som startar 19.00 efter en dag som slutade 16.00 lämnar tre timmar som antingen blir dagens bästa eller dagens tråkigaste. Planera dem.

Kaffe och fika låter som en detalj men avgör hur förmiddagen känns. Fråga vad som ingår och när det serveras.

6. Deltagarna: samla kost, boende och anmälningar på ett ställe

Det tar mest tid i planeringen och syns minst: att få in vem som kommer, vem som är vegetarian, vem som är allergisk mot nötter, vem som vill dela rum med vem, och vem som inte kan stanna över natten. Gör det i ett verktyg, inte i mejltrådar.

När ni bokar genom oss får ni en kundportal där ni bjuder in deltagarna med en länk. De anmäler sig själva, anger kost och boende, och får en QR-kod för incheckning på plats. Kostlistan och boendelistan går att skriva ut till anläggningen med ett klick. Det ingår, utan kostnad.

Checklistan

Syftet i en mening, skrivet i förfrågan
Datum och reservdatum, helst utanför torsdag–fredag om ni kan
Antal deltagare, med en marginal uppåt och nedåt
Dag eller övernattning, och i så fall enkelrum eller delade
Lokalbehov: presentation, grupparbete, fest, och hur många rum det kräver
Teknik: projektor, ljud, mikrofoner, hybriduppkoppling om någon deltar på distans
Aktiviteter: en eller två, som alla kan delta i
Måltider: vilka, när, och särskilda önskemål
Budgetram, så att offerterna hamnar rätt från början
Datum när ni vill ha beslut, så att anläggningen håller platserna

Vanliga misstag

För tight program. Deltagarna är trötta efter lunch oavsett hur bra talaren är. Lägg det viktigaste på förmiddagen.
Aktiviteter som kräver buss. Varje transport kostar en timme och en del av energin.
Ingen som äger kvällen. Middagen behöver en värd, en plan för tal och en tanke om när det är okej att gå och lägga sig.
Kost och allergier i sista stund. Anläggningen behöver listan senast en vecka innan. Samla in den från början.
Ett enda datum. Det som är fullbokat är fullbokat.

Vi förmedlar över 900 konferensanläggningar i hela Sverige, kostnadsfritt för er som bokar. Beskriv er kickoff en gång så får ni offerter från flera anläggningar samlade. Skicka er förfrågan här.