Dagkonferens eller konferens med övernattning?

Det är den första frågan vi ställer när en förfrågan kommer in utan svar på den, och den avgör mer än något annat: vilka anläggningar som är aktuella, vad dagen kostar och vad ni får ut av den. Här är hur vi brukar resonera.

När en dagkonferens räcker

En dagkonferens passar när innehållet är avgränsat och gruppen bor nära. Ett kvartalsmöte, en utbildningsdag, en workshop med ett tydligt mål. Deltagarna kommer på morgonen, arbetar, äter lunch och åker hem. Ingen behöver packa, ingen är borta från familjen, och kostnaden stannar vid lokal, fika och lunch.

Det som avgör kvaliteten på en dagkonferens är läget och lokalen. Läget: gångavstånd från tåg, tunnelbana eller pendeltåg, annars försvinner en halvtimme i varje ände. Lokalen: dagsljus, luft, teknik som fungerar utan att någon ringer support, och fika som kommer när det ska. En bra dagkonferens är en som ingen behöver tänka på.

Städerna har flest alternativ. Se citykonferens för anläggningar i stadskärnorna, eller sök på er ort under konferens per ort.

När övernattningen gör jobbet

Övernattning passar när syftet är mer än innehållet. Strategidagar, ledningsgruppens årsplanering, en kickoff, en sammanslagning av två team. Då är kvällen och frukosten lika viktiga som programmet: det är där samtalen som inte får plats på agendan äger rum.

Övernattningen ger också något en dagkonferens inte kan: en morgon till. Ett program som fortsätter dagen efter börjar med en grupp som redan är igång, i stället för en grupp som just kommit från pendeln.

Räkna med tre saker: rum till alla (enkelrum är standard i näringslivet, delade rum kräver att ni frågar deltagarna först), en middag som är planerad och inte bara "ingår", och en anläggning där ni inte delar kvällen med ett bröllop.

Konferenshotell, herrgårdar och spahotell är de vanligaste valen. Se konferenshotell, herrgård och slott och spa-konferens.

Räkna på hela dagen, inte bara på fakturan

En dagkonferens ser billigare ut, och är det ofta. Men räkna in restiden. Tio personer som reser en timme i varje ände har lagt tjugo arbetstimmar på transport. Ligger anläggningen längre bort än så, eller kommer deltagarna från flera orter, blir en lunch-till-lunch-konferens ofta det som faktiskt kostar minst i tid, och det som ger mest tillbaka.

Räkna också med deltagarnas energi. En heldag med program från nio till fem, följt av hemresa, ger sällan mycket efter klockan tre. En lunch-till-lunch ger två halvdagar som båda är förmiddagsstarka.

De tre vanligaste formaten

Halvdag. Tre till fyra timmar, förmiddag eller eftermiddag, med fika. Passar möten med ett ämne och en grupp som ska tillbaka till kontoret.
Heldag. Från morgonkaffe till eftermiddagsfika, med lunch. Passar utbildningar och workshops. Lägg det tunga innehållet före lunch.
Lunch till lunch. Samling med lunch dag ett, program på eftermiddagen, middag och övernattning, program på förmiddagen dag två, avslut med lunch. Formatet som får mest gjort per timme, för att alla anländer utvilade och åker hem mätta.

Två nätter kräver ett innehåll som bär, och en grupp som vill. Ofta räcker en.

Så skriver ni det i förfrågan

Ange formatet med ord: "heldag utan övernattning" eller "lunch till lunch, en natt". Ange antal deltagare och hur många som ska bo. Ange om ni vill ha enkelrum. Ange starttid och sluttid, så att anläggningen kan lägga sina måltider rätt.

Är ni osäkra, be om båda. Skriv "vi överväger dagkonferens eller lunch till lunch, offerera gärna båda". Då ser ni skillnaden i kronor och kan besluta på fakta.

Vi förmedlar konferensanläggningar i hela Sverige, kostnadsfritt för er som bokar. Beskriv dagen en gång så får ni offerter från flera anläggningar samlade och jämförbara. Skicka er förfrågan här.